back-office

Back office

Le attività di back-office, in apparenza così distanti dal contatto diretto con il cliente, hanno in realtà un impatto importante sulla relazione con l’azienda.
I ritardi e i disagi generati da un back-office poco efficiente ricadono anche sui settori aziendali che hanno a che fare direttamente con il cliente - dal customer care ai punti vendita - trasferendo sulla relazione i problemi di operatività.

I servizi offerti da Outsmart eliminano alla radice le questioni di efficienza operativa. Per vocazione e dotazione tecnologica, il nostro back-office garantisce una risposta entro un giorno lavorativo: che si tratti di approfondire una richiesta inbound, di gestire un reclamo, di preparare la spedizione di materiale cartaceo in seguito a una vendita telefonica, siamo in grado di sostenere i tempi di intervento richiesti dai nostri clienti.

Diverse sono le ragioni che rendono possibile questo risultato:

  • una strumentazione tecnologica che permette al customer care il controllo delle attività telefoniche in tempo reale, con una distribuzione immediata delle richieste alle varie aree di competenza, compreso il back-office;
  • la coesistenza di call center e di back-office all’interno della stessa struttura, che rende l’interazione semplice e lineare;
  • e naturalmente la preminenza assoluta che la relazione con il cliente finale ha per tutte le risorse di Outsmart (e di Sint), anche grazie a una serie di incentivi e gratificazioni mirati a tener vivi motivazione e impegno dei nostri operatori.

    Cosa può fare Outsmart
  • Servizio di gestione dei Sinistri: registrazione a sistema della Compagnia, invio delle comunicazioni ai soggetti interessati e relativo processo di gestione.
  • Gestione Documentale: interpretazione dei documenti, scansione e upload a sistema informativo del Cliente.
  • Redazione script e FAQ: redazione script di contatto; redazione, se richiesto, o presa in carico, revisione ed eventuale integrazione delle istruzioni per gli operatori fornite dal cliente.
  • Produzione e invio contrattualistica: stampa, personalizzazione, confezionamento e postalizzazione della documentazione contrattuale, gestione dei resi, gestione dei ritorni postali, registrazione a database delle azioni richieste.
  • Attività di project management: selezione e coordinamento fornitori di stampa e service con il controllo del rispetto dei criteri economici e di garanzia di qualità del prodotto finale.
  • Gestione ticket: registrazione delle richieste complesse sul cruscotto di gestione e passaggio alle funzioni interne preposte dell’azienda; acquisizione della risposta, ricontatto del cliente e chiusura del ticket.
  • Monitoring e reporting: elaborazione dati statistici e reportistica analitica.

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